XRechnung 4.0 – was kommt auf uns zu?

Die kommende Version XRechnung 4.0 stellt die deutsche Umsetzung der neuen EU-Norm 16931‑1:2026 dar und baut auf dem etablierten XRechnung-Standard auf. Dieser Standard wird seit seiner Einführung basierend auf dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017 kontinuierlich durch die KoSIT weiterentwickelt und an die sich wandelnden Anforderungen angepasst.

Viele aktuelle Änderungen an der EN 16931‑1:2026 gehen auf konkrete Anforderungen der deutschen Verwaltung als auch der Wirtschaft ein, welche maßgeblich durch die KoSIT und die Mitarbeit der Gremienmitglieder von XStandards Einkauf erarbeitet und in die EU-Norm eingebracht wurden.

Überblick

Nachfolgend ein kurzer Auszug über einige wichtige Änderungen zur Kernrechnung und weiteren Themen:

• Ein wesentlicher Aspekt des neuen Kernrechnungsmodells ist die Auflösung der strengen Beziehung „eine Bestellung – eine Lieferung – eine Rechnung“. Zukünftig können in einer Rechnung mehrere Bestellungen und Lieferungen zusammengefasst werden. Je nach Branche können diese neuen Funktionen tiefgreifende Auswirkungen auf die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen haben.
• Das Datenmodell der elektronischen Rechnung wurde auch hinsichtlich der Anforderungen der B2B‑E‑Rechnungspflicht und der europäischen ViDA‑Initiative überarbeitet.
• Der Umgang mit Erweiterungen wird grundlegend überarbeitet. Mit der neuen Methodologie werden Branchen in die Lage versetzt, ihre eigenen sektorspezifischen Erweiterungen zu entwickeln. Dazu wird es zukünftig die Veröffentlichung einer zentralen Komponenten-Bibliothek geben („Extension Component Library“). Die Verantwortung für diese sektorspezifischen Erweiterungen liegt bei den Branchen selbst.
• Eine Möglichkeit, um mit spezifischen Anforderungen umzugehen, sind XML-Attachments. In der Extension XRechnung schon lange bewährt, sind diese nun zukünftig auch im Kernrechnungsmodell möglich. Diese eignen sich insbesondere dann, wenn Informationen in der Rechnungslogik selbst untergebracht werden müssen und für andere Anforderungen relevant sind, beispielsweise Reportingszenarien.

Vorabversion

Die EN 16931‑1:2026 wird voraussichtlich Mitte 2026 veröffentlicht. Zeitnah wird eine Vorabversion der Spezifikation XRechnung 4.0 verfügbar gemacht, die Vorbereitungen hierfür laufen bereits. Diese Vorabversion ist noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen. Vielmehr soll frühzeitig ein vollständiger Überblick über die neuen Funktionalitäten erreicht werden. Auch ist es so möglich, frühzeitig zu prüfen, wie mit Anforderungen umgegangen werden muss, die auch im neuen Kernrechnungsmodell nicht möglich sind.

CEN-Komponenten

Die Entwicklung der technischen Komponenten zur Unterstützung der Implementierung von XRechnung 4.0 ist von weiteren Vorarbeiten des CEN abhängig. Die Veröffentlichung der Syntaxbinding-Dokumente und der CEN-Validierungsartefakte steht noch aus. Sobald diese CEN-Komponenten verfügbar sind, kann die Erstellung des Bundles von XRechnung 4.0 erfolgen und zeitnah veröffentlicht werden.

Aussicht

Die Umstellung auf XRechnung 4.0 und die zugrunde liegende Überarbeitung der EN 16931‑1 bedeutet zweifellos einen erheblichen Aufwand für Verwaltung, Wirtschaft und Softwareanbietende. Die Vielzahl an Änderungen, neuen Datenfeldern und strukturellen Anpassungen wird in vielen Bereichen tief in bestehende Prozesse eingreifen. Gleichzeitig eröffnet genau dieser Wandel ein großes Potenzial: Besonders im B2B‑Umfeld und in einzelnen Branchen gibt es zahlreiche neue Möglichkeiten. Die kommende Zeit wird damit zwar anspruchsvoll, aber sie bietet die Chance, die elektronische Rechnungsstellung auf ein neues, zukunftsfähiges Niveau zu heben.

Um die Einführung der XRechnung 4.0 möglichst schnell und reibungslos zu gestalten, wird ein schrittweiser Übergang angestrebt, über den wir hier fortlaufend informieren.