Die Standardfamilie des öffentlichen Einkaufs
Diese Webseite ist Ihre zentrale Anlaufstelle zum Thema XStandards Einkauf (kurz: XSE) als Umsetzung der standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses.
Was ist XStandards Einkauf?
Unternehmen und Dienstleistende, die mit dem Bund, den Ländern und Kommunen zusammenarbeiten, wünschen sich zunehmend einen erleichterten Zugang zum digitalen Angebot der öffentlichen Verwaltung. Insbesondere im Bereich von digitalen Beschaffungsprozessen gibt es Verbesserungspotenzial. Hier setzt das Vorhaben XStandards Einkauf an.
Unter dem Begriff XStandards Einkauf wird die Standardisierung der öffentlichen Beschaffung im Auftrag des IT-Planungsrats verstanden. Die Bestandteile von XStandards Einkauf sind aktuell die Peppol Authority, eForms-DE, XBestellung sowie XRechnung und ein gemeinsamer Kern aus Komponenten, Technologien und Methodiken, dem Core XStandards Einkauf.
Konsistenz über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg
XStandards Einkauf soll gewährleisten, dass die Datenmodelle und Methodik über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg zueinander konsistent sind. Einheitliche Konzepte und die Reduzierung von Schnittstellenanforderungen schaffen zudem Verlässlichkeit und Transparenz. Auf diese Weise entsteht ein interoperabler Gesamtprozess.
Ziel ist es, durch technisch-methodisch abgestimmte Grundlagen den Datenaustausch im öffentlichen Einkauf und der Beschaffung zu standardisieren. Diese einheitlichen Handlungsgrundlagen schaffen einen deutlichen Mehrwert für alle Beteiligten im Gesamtprozess des öffentlichen Einkaufs und der Beschaffung.
Die Bestandteile
XStandards Einkauf bilden einen einheitlichen Betriebs-, Entwicklungs- und Organisationsrahmen, der von den Bedarfsträgern genutzt werden kann.
Diese Grundlage stellt die Anbindungen an europäische und internationale Tätigkeiten und den Austausch mit relevanten Standardisierungsvorhaben sicher.
Daneben soll die Interoperabilität zwischen den pre-award, post-award Standards sowie nicht-verbindlichen Standards für dazwischenliegende Teilprozesse verbessert werden. Pre-awards und post-award Standards basieren jeweils auf verbindlichen Vorgaben. Zu den pre-award Standards zählen z. B. eForms-DE, während XRechnung und XBestellung den post-award Standards zugeordnet sind. Zukünftig können weitere Bestandteile hinzukommen.
Was gehört dazu?
Gesamtprozess des öffentlichen Einkaufs und Beschaffung
Der Gesamtprozess der Beschaffung umfasst die Bedarfserhebung, das Vergabeverfahren sowie die Bestellung und Rechnungsstellung. In den einzelnen Prozessschritten finden diverse Interaktionen zwischen den öffentlichen Stellen und den Unternehmen statt. Das Zusammenwirken aller Stakeholder mit den zugrundeliegenden Standards stellt die nachfolgende Grafik dar.
Schritt 1
In der Bedarfserhebung wird der Bedarf an einer Dienstleistung oder einem Produkt aus fachlicher Sicht ermittelt. Dies bedeutet die Festlegung darauf, was wann und in welchem Umfang zu einer bestimmten technischen Spezifikation erfüllt werden muss und wird in einer sognannten Leistungsbeschreibung gesammelt.
Vor Einleitung des Vergabeverfahrens werden die Dokumente durch die Vergabestelle auf inhaltliche Schlüssigkeit geprüft.
Schritt 2
Das Vergabeverfahren ermöglicht die Veröffentlichung einer Ausschreibung und anschließende Bewerbung auf einen Auftrag durch die Wirtschaftsteilnehmenden. Aktuell bestehen in Deutschland noch keine einheitlichen Formate und Bekanntmachungsportale. Mit Einführung von eForms und dem Bekanntmachungsservice (BKMS) wird eine solche Vereinheitlichung angestrebt. eForms beruht auf den Standards der Peppol Transport Infrastruktur, die ihrerseits durch OpenPeppol zur Verfügung gestellt wird. Das Verfahren gehört zum Peppol-Pre-Award Bereich. Dieser umfasst Beschaffungsprozesse, die dem Zuschlag auf das Angebot durch die Vergabestelle vorgelagert sind.
Schritt 3
Das Katalogmanagement umfasst die Erstellung und Bereitstellung der Katalogdaten sowie deren Pflege. Aus dem Katalogsystem können Rahmenvertragsleistungen abgerufen werden. Die Katalogerstellung erfolgt auf Basis des Leistungsverzeichnisses aus dem Pre-Award Bereich und wird um weitere, bestellungsrelevante Informationen ergänzt. Die Katalogpflege beinhaltet die Anpassung des Katalogsortiments gemäß den Vereinbarungen des Rahmenvertrags sowie die fortwährende Pflege und Verbesserung der Produktinformationen während der Vertragslaufzeit. Das Verfahren gehört zum Peppol-Post-Award Bereich. Es ist somit den Beschaffungsprozessen zugeordnet, die der Bezuschlagung des Angebots durch die Vergabestelle nachgelagert sind.
Schritt 4
Im Bestellprozess können Produkte im Katalogsystem gesucht, im Bedarfsfall konfiguriert und in einen Warenkorb gelegt werden. Dieser Prozess erfolgt gemäß den Ergebnissen der Bedarfsermittlung und ggf. unter beratender Mitwirkung der Lieferanten. Nach abgeschlossener Produktsuche und -auswahl wird eine rechtsverbindliche Bestellung ausgelöst. Dafür werden die Warenkorbinhalte und Bestellmodalitäten im Standard XBestellung an den Lieferanten übermittelt, der seinerseits die Bestellung bestätigt. Der Standard XBestellung basiert auf dem Peppol-Standard BIS Order only.
Schritt 5
Der Leistungsabruf geht dem Lieferanten in Form einer elektronischen Bestellung zu. Dieser organisiert daraufhin seine Leistungserbringung. Die Information über die Lieferausführung übermittelt der Lieferant dem Bedarfsträger mittels elektronischem Lieferavis. Bei Erhalt der Lieferung/Leistung kontrolliert der Bedarfsträger die Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit. Ordentlich und vollständig erbrachte Leistungen dokumentiert der Bedarfsträger schließlich in Form der Wareneingangsbuchung.
Schritt 6
Im letzten Prozessschritt wird die Rechnung übermittelt, geprüft und bezahlt. Zur Übermittlung wird dabei XRechnung, der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern, genutzt.
Warum XStandards Einkauf?
Bedarfsorientierte Standardisierung
Reduzierung von Komplexität
Effiziente Organisationsform
Bedarfsorientierte Weiterentwicklung
Zusammenwirken von (nicht-) verbindlicher Anwendung
Organisation
Eine gemeinsame Betriebs- und Organisationsstruktur im Auftrag des IT-Planungsrats stellt sicher, dass komplexe Koordinierungs- und Abstimmungsaufgaben effizient umgesetzt werden.
Wer ist an XStandards Einkauf beteiligt?
IT-Planungsrat
Die strategischen Vorgaben für die Ausrichtung des gemeinsamen Betriebs trifft der IT- Planungsrat in seiner Funktion als standardbeauftragende Stelle.
FITKO
Übernimmt operative Umsetzung des Betriebs XStandards Einkauf in der Funktion als betriebsbeauftragende Stelle.
KoSIT
Verantwortet als Betreiberin im Auftrag der betriebsbeauftragenden Stelle den Betrieb von XStandards Einkauf. Konzeptioniert und pilotiert zudem die standardbasierte digitale Beschaffung unter Berücksichtigung der Vorgaben und Konzepte auf europäischer und nationaler Ebene.
Steuerungskreis (SK)
Entlastet den IT-Planungsrat bei strategisch-fachlichen Fragen.
Fach- und Koordinierungsgremium (FKG)
Fungiert als Schnittstelle und unterstützt die KoSIT in operativen Fragen für die Steuerung von XStandards Einkauf. Leistet Unterstützung und Entlastung für den Steuerungskreis sowie KoSIT und berücksichtigt dabei auch strategische Fragestellungen.
Expert Groups (EG)
Zuständig für die normative Weiterentwicklung. Wirken an der Umsetzung der beschlossenen Änderungen mit und entwickeln Lösungen für Fragen der rechtlichen und organisatorischen sowie der semantisch-technischen Interoperabilität im Bereich der Standards.
Beteiligung an XStandards Einkauf
Außenstehende haben die Möglichkeit, sich durch das Einreichen von Änderungsanträgen an XStandards Einkauf zu beteiligen. Die Ausgestaltung der XStandards Einkauf als Open-Source-Software ermöglicht zudem eine Mitwirkung und Mitarbeit an technischen Komponenten über das Ticketsystem.