E-Rechnungspflicht im B2B‑Bereich
Ab dem 1. Januar 2025 tritt mit der Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen die erste Phase der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung auch bei inländischen B2B-Rechnungen in Kraft. Hier finden Sie grundsätzliche Informationen (Standard XRechnung, Peppol, Übergangsregelungen etc.).
Gerne unterstützen wir Sie bei technischen und fachlichen Rückfragen zur Umsetzung des Standards XRechnung. Für rechtliche Fragen zur Umsetzung der Verpflichtung oder Rechnungsstellung im B2B-Bereich wenden Sie sich bitte an das Bundesministerium für Finanzen (BMF).
Zeitstrahl E-Rechnungspflicht (B2B) und Übergangsregelungen
Die B2B‑E‑Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, inländische B2B‑Rechnungen elektronisch im strukturierten Format empfangen zu können, sofern sich im Rahmen der Übergangsfristen zwischen den beiden Parteien nicht auf ein anderes Format geeinigt wird.
Bis zum 1. Januar 2028 wird auch der Versand von elektronischen Rechnungen schrittweise verpflichtend. Hierbei muss das Format der E-Rechnungen der Europäischen Norm (EN) 16931 entsprechen. Die Business‑to‑Government (B2G)‑Verpflichtung auf Bund- bzw. Länderebene bleibt davon unberührt.
Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Rechnungen an inländische Unternehmen stellen oder Rechnungen von inländischen Unternehmen erhalten, müssen die Vorgaben der E‑Rechnungspflicht im B2B‑Bereich erfüllen. Dies betrifft Rechnungen, die an andere Unternehmen, juristische Personen und Institutionen gesendet werden.
XRechnung und die B2B‑Verpflichtung
XRechnung bezeichnet einen Standard zur elektronischen Rechnungsstellung und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Dabei besteht der Standard XRechnung aus der CIUS XRechnung sowie der Extension XRechnung.
Der Standard XRechnung definiert die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML‑Datensatz. Dieser XML‑Datensatz entspricht ab dem 1. Januar 2025 der Definition einer Rechnung im Sinne des § 14 Absatz 1 UStG. Der Standard ermöglicht den automatisierten Empfang und die Weiterverarbeitung einer elektronischen Rechnung durch unterschiedliche Softwaresysteme und Fachverfahren.
Mehr Informationen zum Standard XRechnung finden Sie hier.
Wenn Ihr Unternehmen bereits XRechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten kann, sind Sie gut auf die B2B‑Verpflichtung vorbereitet. Der Standard XRechnung ist konform mit der EN 16931 und erfüllt somit die Vorgaben der B2B‑Verpflichtung. Gehen Sie mit Ihren Lieferant*innen und Kund*innen in den Austausch, über welche Übertragungskanäle die XRechnungen zukünftig versendet und empfangen werden sollen.
Nein, zum Empfang und Versand von E-Rechnungen im B2B‑Bereich benötigen Sie keine Leitweg‑ID. Für das Feld BT‑10 (Buyer reference) können Sie Rechnungsstellenden einen Identifier Ihrer Wahl mitgeben. Die Leitweg‑ID wird ausschließlich als Identifikationsmerkmal für den Versand von Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen verwendet.
Der Übertragungsweg der E‑Rechnung muss zwischen dem rechnungsausstellenden und ‑empfangenden Unternehmen abgestimmt werden. Je nach aktuellem Stand der IT‑Landschaft und des Digitalisierungsgrads bieten sich unterschiedliche Übertragungswege an. Mögliche Übertragungswege sind:
- Peppol: Peppol ist ein sicherer und standardisierter Weg zur Übermittlung von E‑Rechnungen, der eine vollständige Maschine‑zu‑Maschine Kommunikation ermöglicht. Neben E‑Rechnungen können auch andere Dokumententypen über Peppol ausgetauscht werden. Mehr Informationen zu Peppol finden Sie hier.
- E-Mail: Versand der XRechnung als Anhang einer E‑Mail.
- Portale/Plattformen: Einige Unternehmen und Einrichtungen nutzen Portale/Plattformen, um E‑Rechnungen zu empfangen/versenden. Es gibt auch Angebote, sich an bestehende Portale/Plattformen anzuschließen.
Gehen Sie in den Austausch mit Rechnungsausstellenden und -empfangenden:
Gehen Sie frühzeitig in den Austausch mit Rechnungsausstellenden und ‑empfangenden, um Komplikationen bei der Einführung zu vermeiden. Es empfiehlt sich, sich über das Format und den Übertragungsweg auszutauschen.
Software-Update:
Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP‑System oder Ihre Buchhaltungssoftware E‑Rechnungen empfangen, verarbeiten und erstellen kann.
Testen Sie Musterdateien:
Erstellen Sie Musterrechnungen und testen Sie mit anderen Unternehmen, ob die Verarbeitung der E‑Rechnung wie gewünscht funktioniert.
Übertragungsweg auswählen:
Wählen Sie zusammen mit Rechnungsausstellenden und ‑empfangenden den passenden Übertragungsweg für den Empfang und Versand von E-Rechnungen aus.
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden:
Machen Sie Ihre Mitarbeitenden mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung und den veränderten Prozessen vertraut.
Verantwortlichkeiten für die rechtliche, technische und fachliche Umsetzung im Zusammenhang mit der E‑Rechnung
E‑Rechnungspflicht im B2B‑Bereich
Verantwortlich für die Einführung der E‑Rechnungspflicht im B2B‑Bereich ist das BMF, an das Sie sich bei Anfragen außerhalb der technischen und fachlichen Umsetzung im Standard XRechnung über dieses Kontaktformular wenden können.
E‑Rechnungspflicht im B2G‑Bereich
Verantwortlich für die Einführung der E‑Rechnungspflicht im B2G‑Bereich ist das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BeschA), an das Sie sich bei Anfragen außerhalb der technischen und fachlichen Umsetzung im Standard XRechnung über dieses Kontaktformular wenden können. Weitere Informationen zur E‑Rechnung im B2G‑Bereich finden Sie auf dieser Webseite.
EN 16931
Das semantische Datenmodell sowie die Geschäftsregeln der Europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) bilden die Grundlage des Standard XRechnung. Anhand der Vorgaben der EN 16931 werden die Konkretisierung als CIUS XRechnung sowie die Erweiterung als Extension XRechnung vorgenommen. Sollte es aus Ihrer Sicht Änderungsbedarf an der Norm
(z. B. neue Felder oder neue Prüfregeln) geben, wenden Sie sich bitte an das DIN.
Standard XRechnung
Im Auftrag des IT‑Planungsrates ist die KoSIT u. a. für die Weiterentwicklung und Pflege des Standards XRechnung zuständig.
ZUGFeRD
Das Format ZUGFeRD wird durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) verwaltet. Bei Fragen zum Format ZUGFeRD wenden Sie sich bitte an das FeRD.
Informationen zur XRechnung
Auf unserer Webseite finden Sie u. a. die aktuell gültige Version des Standards XRechnung sowie weitere Informationen zur Verwendung.
Darüber hinaus stellen wir verschiedene technische Komponenten zur Verfügung, die Sie bei der Integration des Standards XRechnung unterstützen. Hierzu zählen u. a. ein Prüftool zur Validierung einer elektronischen Rechnung gegen die Anforderungen des Standards XRechnung, eine Visualisierungskomponente sowie eine Testsuite mit Testszenarien und Beispielrechnungen.
