Ziele & Nutzen
Die fortschreitende Digitalisierung bietet großes Potenzial für den öffentlichen Einkauf und die Beschaffung. Infolgedessen möchte XStandards Einkauf (XSE) die zum Teil noch sehr zersplitterte digitale Prozesslandschaft von öffentlichem Einkauf und Beschaffung vereinheitlichen. Eine solche Standardisierung birgt dabei zahlreiche Vorteile für Unternehmen, Dienstleister und öffentliche Stellen.
Zentrale Koordination einer bedarfsorientierten Standardisierung für alle Anwendergruppen
Gemeinsames Ziel ist eine ganzheitliche Betrachtung der Interoperabilität für die öffentliche Beschaffung. Diese erfolgt umfassend, vorausschauend und dauerhaft.
Infolgedessen fördert der gemeinsame Betriebs-, Entwicklungs- und Organisationsrahmen:
- eine stabile Umgebung für die Anwendung neuer und das Zusammenwirken bereits verwendeter Standards,
- das Zusammenwirken mit Kommunikationspartnern und Verwaltungsverfahren,
- die Interoperabilität auf den Ebenen Recht und Organisation sowie Semantik und Technik.
Die Betriebs- und Organisationsstruktur bietet zukünftig eine zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Entwicklung und Verwendung von Standards im Bereich des öffentlichen Einkaufs. Diese Aufgabe übernimmt die KoSIT. Dabei dient sie als verlässliche Quelle (Single Point of Truth) für Vorgaben und Spezifikationen. Zudem ist sie der zentrale Kontaktpunkt (Single Point of Contact) für Unternehmen, Dienstleister und öffentliche Stellen.
XStandards Einkauf berücksichtigt Vorgaben auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene. Alle Bestandteile werden frei verfügbar und technologieneutral im Auftrag des IT-Planungsrats zur Verfügung gestellt. Der dauerhafte Betrieb umfasst die fortlaufende Pflege und Weiterentwicklung der Bestandteile. Gleichzeitig stellt er die langfristige Nutzung sicher. Der breit aufgestellte Umfang des Netzwerks erleichtert den Anwendergruppen zudem die Nutzung von Standards beim automatisierten Datenaustausch im nationalen und europäischen, wie auch internationalen Kontext.
Sämtliche im eForms-Format übermittelten Bekanntmachungen werden an zentraler Stelle bereitgestellt. Das erleichtert den Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen. Zuletzt ermöglichen eindeutige Schnittstellen Unternehmen einen einheitlichen Zugang.
Öffentliche Stellen können durch die konsequente Nutzung von standardisierten Datenformaten und semantischen Modellen:
- die Datenqualität in den einzelnen Prozessschritten erhöhen,
- die Datenübernahme zwischen Teilprozessen und ihren Verfahren automatisieren und
- die Nutzung der Daten bei Auswertungen und Reportings deutlich vereinfachen.
Darüber hinaus ermöglichen neue Prozessmodelle und Verfahrensweisen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen den Zugang zu Informationen zur öffentlichen Beschaffung (z. B. über die Verwendung von Steuergeldern) in hoher Qualität und einheitlichem Format.
Mehrwert für Unternehmen
Der öffentliche Einkaufs- und Beschaffungsprozess befindet sich im Wandel. In der Vergangenheit konnten durch die Einführung verschiedener Anwendungen, Fachverfahren und Systeme die Prozesse und Arbeitsschritte öffentlicher Auftraggeber bereits digitalisiert werden. Trotzdem blieb eine übergreifende Vernetzung von Verfahren oder die gemeinsame Nutzung von Schnittstellen und Komponenten in der Regel aus. Dadurch wurde Bietern der Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen erschwert. Hier setzt das Vorhaben XStandards Einkauf an: Angestrebt wird ein erleichterter Zugang zu den uneinheitlichen Infrastrukturen und Anwendungen von Bund, Ländern und Kommunen.
Um das zu erreichen, werden zunächst einheitliche Konzepte zum automatisierten Datenaustausch entwickelt. Diese reduzieren wiederum die Anforderungen an Schnittstellen und technologische Vielfalt.
Mehrwert für öffentliche Stellen
Neben nationalen Vorschriften müssen öffentliche Auftraggeber zunehmend auch internationale und insbesondere europäische Vorschriften erfüllen. Dies betrifft den Gesamtprozess der öffentlichen Beschaffung. XStandards Einkauf stellt die konsequente Beachtung verschiedener Vorgaben sicher. Dazu werden in erster Linie vorhandene Normen und Standards effizient nachgenutzt und bei Bedarf neue Standards entwickelt.
Schließlich soll die Standardisierung leistungsübergreifend eine zuverlässige und sichere Kommunikationsinfrastruktur für alle Beteiligten im öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozess schaffen. Diese dient als Grundlage für durchgängige, elektronisch unterstützte und medienbruchfreie Prozesse auf allen föderalen Ebenen.