Die Leitweg-ID: Ein kleiner Schlüssel zur Identifizierung von Organisationseinheiten der öffentlichen Verwaltung mit großer Wirkung

22.01.2025

Welche Rolle spielt die Leitweg-ID im Rechnungsprozess bei öffentlichen Auftraggebenden? In unserem zusammenfassenden Artikel beantworten wir häufige Fragen und wie dieser digitale Schlüssel die Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung vereinfacht, Prozesse beschleunigt und Fehler minimiert

Die Leitweg-ID ist ein zentraler Baustein für den elektronischen Rechnungsaustausch mit dem öffentlichen Sektor in Deutschland. Sie dient dazu, Rechnungen an die zuständigen Stellen innerhalb einer Behörde oder öffentlichen Institution eindeutig weiterzuleiten. Der Leitweg-ID kommt eine entscheidende Rolle zu sowohl im Kontext der XRechnung, dem nationalen Standard für elektronische Rechnungen, als auch im gesamten öffentlichen Einkauf.

Was ist die Leitweg-ID? Die Leitweg-ID ist eine individuelle Identifikationsnummer, die rechnungsempfangende Stellen im öffentlichen Sektor eindeutig identifiziert. Sie gibt an, welche Organisationseinheit innerhalb einer Behörde eine Rechnung erhalten soll. Dies ist besonders wichtig, da viele Behörden aus verschiedenen Abteilungen und Referaten bestehen, die Rechnungen unterschiedlich bearbeiten.

Die Struktur der Leitweg-ID folgt einem klar definierten Aufbau und kann je nach Bundesland oder Behörde leicht variieren. Sie enthält Informationen wie die Behörde, die Organisationseinheit und manchmal spezifische Verarbeitungsdetails.

Weitere Informationen zur Leitweg-ID werden in der Leitweg-ID Format-Spezifikation bereitgestellt.

Wozu dient die Leitweg-ID? Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass elektronische Rechnungen im Rahmen der XRechnung fehlerfrei und effizient an die richtige Stelle innerhalb einer öffentlichen Einrichtung weitergeleitet werden. Ohne diese Identifikation könnten Rechnungen leicht an die falsche Stelle gelangen, was die Bearbeitung verzögert und Fehler wahrscheinlicher macht.

Wer benötigt eine Leitweg-ID? Alle öffentlichen Auftraggebenden auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene, die elektronische Rechnungen empfangen, benötigen eine Leitweg-ID. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebenden Geschäfte machen, müssen die Leitweg-ID der jeweiligen Empfänger*innen kennen und in ihren elektronischen Rechnungen angeben.

Wo bekomme ich als Behörde meine Leitweg-ID? Als Behörde erhalten Sie Ihre Leitweg-ID in der Regel von der zuständigen Vergabestelle Ihrer Institution. Der Prozess zur Vergabe der Leitweg-ID wird von den einzelnen Bundesländern oder der jeweiligen Behörde organisiert.

Bundesebene: Auf Bundesebene erfolgt die Vergabe zentral durch die zuständigen Stellen, wie beispielsweise das ITZBund.
Landes- und Kommunalebene: Hier vergeben die Landesbehörden oder IT-Dienstleistenden (wie z. B. die AKDB in Bayern) die Leitweg-IDs für die jeweiligen öffentlichen Einrichtungen. Diese können in der aktuellen Ländersynopse XRechnung eingesehen werden.

Wie finde ich als Lieferant*in heraus, welche Leitweg-ID mein*e Kund*in hat? Die Leitweg-ID wird von der jeweiligen Behörde vergeben. Lieferant*innen und Dienstleistende erhalten die Leitweg-ID entweder direkt von ihrer auftraggebenden Stelle (z. B. bei der Auftragserteilung) oder sie können sie in der Regel auf der Website der Behörde nachschlagen. Einige Bundesländer bieten zentrale Plattformen an, auf denen die Leitweg-IDs aller Behörden veröffentlicht werden.

Fazit: Ein kleiner Code mit großer Wirkung

Die Leitweg-ID mag auf den ersten Blick wie eine bürokratische Hürde wirken, ist aber ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Rechnungsaustauschs. Sie erleichtert die Zuordnung, beschleunigt Prozesse und stellt sicher, dass Rechnungen korrekt bearbeitet werden. Für alle, die mit öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeiten, ist das Verständnis der Leitweg-ID ein Muss – und ein Schritt in Richtung effizienterer Verwaltungsprozesse.

Jahresrückblick 2024: Ein Jahr voll dynamischer Entwicklungen und Herausforderungen

20.12.2024

Zum Jahreswechsel blicken wir bei XStandards Einkauf auf ein erfolgreiches Jahr 2024 zurück. Wir setzen weiterhin auf Effizienz, Transparenz und Innovation, um den öffentlichen Einkauf weiter zu verbessern.

Das Jahr 2024 war für uns ein ereignisreiches und bewegendes Jahr, geprägt von bedeutenden Fortschritten, aber auch von einem schmerzlichen Verlust.
Wir konnten in diesem Jahr wichtige Meilensteine erreichen und haben XStandards Einkauf weiter als feste verlässliche Größe im öffentlichen Einkauf etabliert.

Ein schmerzhafter Verlust

Wir müssen den Verlust unserer geschätzten Vorgesetzten Anna Dopatka verkraften. Ihr plötzlicher Tod im August hat uns tief getroffen. Sie war Visionärin und unermüdliche Wegbereiterin der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und hat uns nicht nur als Führungskraft, sondern auch als Mensch inspiriert und geprägt. Ihr Vermächtnis wird uns weiterhin leiten und wir sind entschlossen, ihre Vision fortzuführen.
Nachruf

eForms-DE auf Erfolgskurs

Das Jahr 2024 war für den Standard eForms-DE geprägt von Dynamik, Weiterentwicklung und neuen Herausforderungen. Als zentraler Datenaustauschstandard für Vergabebekanntmachungen im öffentlichen Einkauf, hat eForms-DE erneut gezeigt, wie wichtig eine transparente und fachanwendungsneutrale Datenarchitektur für einen offenen Markt in Deutschland ist. Mit der konsequenten Umsetzung des Amendments 2023 der EU wurden richtungsweisende Schritte unternommen, um den öffentlichen Einkauf effizienter, transparenter und wettbewerbsfreundlicher zu gestalten. Am 9. September 2024 wurde die Version 2.0 veröffentlicht, die alle fachlichen Anforderungen des EU-Amendments 2023 abdeckt. Damit bleibt eForms-DE technologisch und fachlich auf der Höhe der Zeit.

Das Jahr hat deutlich gemacht, dass die Entwicklung von eForms innerhalb der EU ein hochdynamischer Prozess ist. Trotz der unvorhersehbaren Änderungen konnte eForms-DE durch klare fachliche und technische Trennung und eine enge Zusammenarbeit mit Experten kontinuierlich weiterentwickelt werden. Besonders wichtig: Alle Fachverfahren sollten möglichst bald auf eForms-DE 2.0 wechseln, um rechtzeitig für die nächste Version gerüstet zu sein.

Mit der Veröffentlichung von Version 2.1 und weiteren Anpassungen an die EU-weiten Standards bleibt eForms-DE ein zentraler Baustein für einen modernen öffentlichen Einkauf. Die kontinuierliche Weiterentwicklung zeigt, dass wir gemeinsam auf einem guten Weg sind, den Einkauf der Zukunft schon heute zu gestalten.

Hier finden Sie Weitere Informationen und die aktuelle Spezifikation.

Peppol Deutschland im Wachstum

Auch bei der Peppol Authority in Deutschland blicken wir auf ein erfolgreiches Jahr zurück: Durch das anhaltende Wachstum sind wir nun in Deutschland die weltweit größte Community im Peppol-Netzwerk. Die stark steigenden Nutzerzahlen – sowohl bei Peppol-Service Providern als auch bei Endnutzern – zeigen, wie relevant und wertvoll das Netzwerk für den digitalen Austausch im Beschaffungskontext geworden ist.

Mit insgesamt 11 Newbie-Sessions (einmal pro Monat) haben wir 2024 Neulingen im Peppol-Netzwerk und Wissenshungrigen einen einfachen Einstieg in die Welt von Peppol ermöglicht. In vier Schwerpunkt-Meetings haben wir einzelne Themen vorgestellt und intensiv diskutiert. Die Teilnehmerzahlen waren durchweg beeindruckend, mit 20 bis 50 Teilnehmenden pro Session. Neben den virtuellen Formaten haben wir Sie im März zu unserem zweitägigen Netzwerk-Meeting nach Bremen in die Baumwollbörse eingeladen.

Als Teil der internationalen Peppol Community waren wir aktiv an der Weiterentwicklung des Peppol Interoperability Frameworks beteiligt. Durch die intensive Netzwerkarbeit konnten technische Spezifikationen und Compliance-Regelungen weiter geschärft werden, um auch künftig die Interoperabilität und Effizienz im Austausch elektronischer Dokumente sicherzustellen.

Unser Erfolg basiert auf der großartigen Zusammenarbeit innerhalb der Community – sei es durch aktive Teilnahme an Sessions oder die gemeinsame Weiterentwicklung. Wir freuen uns auf ein weiteres spannendes Jahr!

Mehr zu peppol finden Sie hier.

Gelungener Start von XBestellung

Ein zentraler Meilenstein ist die Veröffentlichung der Spezifikation XBestellung, die seit 2023 im Kontext des Kooperationsprojektes zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses vorangetrieben wird.

XBestellung baut auf der Peppol BIS Order only 3.2 auf und integriert spezifische Anforderungen der deutschen öffentlichen Verwaltung. Ziel ist es, ein europaweit interoperables Format für Bestellnachrichten zu schaffen, das die Digitalisierung und Effizienz des Beschaffungsprozesses verbessert. Die Initiative vereinfacht die Anwendung bestehender Standards, harmonisiert den Betrieb mit vorhandenen Lösungen, um die digitale Supply-Chain für die öffentliche Verwaltung weiter zu vervollständigen.

Mit der Veröffentlichung von XBestellung 1.0 wurden 2024 entscheidende Weichen für eine zukunftsfähige, digitale Beschaffung gestellt.

Weitere Informationen finden Sie hier.

XRechnung

Der Standard XRechnung bleibt eine verlässliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebenden. Die Version XRechnung 3.0 ist am 01. Februar 2024 in Kraft getreten. Innerhalb des Jahres gab es kein weiteres normatives Release. Da auch für den Winter 2024/25 kein normatives Release von XRechnung vorgesehen ist, wird XRechnung 3.0 bis mindestens 31.07.2025 in Kraft bleiben.

Bugfix Releases zur Optimierung der technischen Komponenten wurden und werden wie gewohnt regelmäßig veröffentlicht.

Mit dem Release Peppol BIS Billing 3.0.18 sind die deutschen Geschäftsregeln der XRechnung nun als sogenanntes National Ruleset Bestandteil der Peppol BIS Billing und ab Februar 2025 nutzbar.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht auch auf inländische B2B-Rechnungen ausgeweitet, was den Einsatz des Standards über den öffentlichen Sektor hinaus stärkt. Unternehmen und Verwaltungen sind gefordert, ihre Prozesse entsprechend anzupassen. Der Standard XRechnung wird damit zur zentralen Brücke für eine flächendeckende Digitalisierung und Interoperabilität in der Rechnungsstellung.

Weitere Informationen und Hilfestellungen zur E-Rechnungspflicht finden Sie auf der offiziellen Webseite.

Kooperation setzt enge Zusammenarbeit fort

„Gemeinsam für eine digitale Beschaffung“ – Unter diesem Motto haben sich der Bund, die Länder Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) unter der Federführung der Freien Hansestadt Bremen im Auftrag des IT-Planungsrates zusammengeschlossen und die „Kooperation zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses“ gegründet.

Ziel der Kooperation ist die medienbruchfreie und durchgängige Digitalisierung aller Teilprozesse der öffentlichen Beschaffung. Aufbauend auf den Erfahrungen bisheriger Digitalisierungsvorhaben werden hierfür arbeitsteilig Konzepte und Standards entwickelt, in Pilotvorhaben erprobt und betrieben.

2024 erfolgte der Rollout des Selfserviceportals DSÖE für alle rechtlich verpflichteten Vergabestellen. Gleichzeitig ist eine Analyse von OpenSource-Komponenten und Verwaltungsstandards für einen zentralen Übergabepunkt von Fachverfahren in das Peppol-Netzwerk gelungen. Ein FV-Peppol-Vermittlungsdienst wurde konzipiert, und ein Peppol-Konnektor für Fachverfahren umgesetzt. Zudem wird ein Experimentierraum für Länder zur Testung von Anwendungsfällen eingerichtet, alles in enger Zusammenarbeit.

Ausblick auf das kommende Jahr

Trotz aller Herausforderungen blicken wir zuversichtlich in die Zukunft. Für 2025 haben wir uns ambitionierte Ziele gesetzt, um die öffentliche Beschaffung in Deutschland weiter zu stärken und auch im kommenden Jahr innovative Lösungen zu entwickeln.

Wir danken allen, die uns in diesem Jahr begleitet und unterstützt haben.

Wir wünschen Ihnen ein entspanntes Weihnachtsfest, einen angenehmen Ausklang und einen guten Start ins neue Jahr!

Release eForms-DE Version 2.1.0 – Die Umstellung auf das neue Amendment ist abgeschlossen

20.12.2024

Die neueste Version ist da – bereit für die Zukunft.

Dieses Jahr stand bei eForms-DE vor allem im Zeichen von erforderlichen Änderungen durch die Einführung des Amendments 2023 (Durchführungsverordnung (EU) 2023/2884 zur Änderung der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780).

Nachdem TED nun selber mit der Version eForms-SDK 1.13.0 das Amendment vollständig umgesetzt hat, brauchte es nur noch wenige Änderungen an der aktuellen Version.

Details können der Änderungshistorie der Spezifikation entnommen werden. Die aktuelle Spezifikation eForms-DE Version 2.1.0 finden Sie im Bereich „Dokumente“ auf XEinkauf.de.

Wir empfehlen allen Nutzer:innen, zeitnah auf die neue Version umzusteigen, um von den technischen Verbesserungen und der erweiterten Funktionalität zu profitieren.

XRechnung 3.0 als National Ruleset der Peppol BIS Billing 3.0.18

17.12.2024

Die Harmonisierung von XRechnung und Peppol BIS Billing läuft erfolgreich. Somit wird es immer einfacher, eine valide elektronische Rechnung über das Peppol-Netzwerk zu versenden.

Im Zuge der Harmonisierung der beiden CIUSse XRechnung und Peppol BIS Billing wurden bereits im Sommer 2023 Geschäftsregeln aus der Peppol BIS Billing in die XRechnung übernommen. Die seinerzeit veröffentlichte XRechnung 3.0 ist seit 01. Februar 2024 in Kraft.

Zeitgleich wurde bei Open Peppol die Übernahme der deutschen Geschäftsregeln der XRechnung als National Ruleset der Peppol BIS Billing beantragt. Mit dem Release Peppol BIS Billing 3.0.18, das im November 2024 veröffentlicht wurde, ist dieses National Ruleset nun Bestandteil der Peppol BIS Billing und ab Februar 2025 zu nutzen.

Für den Rechnungsaustausch über das Peppol-Netzwerk bedeutet dies, dass innerhalb Deutschlands anstelle der Dokumententypen XRechnung UBL Invoice V3.0 und XRechnung UBL Creditnote V3.0 nun auch Peppol BIS Billing 3.0 verwendet werden kann und dann automatisch die Regeln von XRechnung greifen.

Dadurch werden die Dokumententypen XRechnung UBL Invoice V3.0 und XRechnung UBL Creditnote V3.0 nun redundant und daher perspektivisch aus dem Peppol Netzwerk herausgenommen. Sie sind für eine Übergangszeit von voraussichtlich 12-24 Monaten weiterhin parallel nutzbar.

Alle weiteren im Peppol-Netzwerk angemeldeten Dokumententypen der XRechnung 3.0 (CIUS XRechnung in CII sowie Extension XRechnung in UBL und CII) werden auch darüber hinaus nutzbar sein.

Diese Änderungen werden sich ab Mitte Februar 2025 auch in den nationalen Peppol Authority Specific Requirements widerspiegeln: die bisherige Vorgabe, XRechnung für die Adressierung von öffentlichen Stellen benutzen zu müssen, entfällt damit.

Peppol Newbie-Sessions – voller Erfolg für alle Beteiligten

13.12.2024

Wie gelingt der perfekte Einstieg in die Welt von Peppol? Mit unseren Newbie-Sessions haben wir 2024 zahlreiche Teilnehmende dabei unterstützt, die Grundlagen des Peppol-Netzwerks zu verstehen – praxisnah, verständlich und kompetent.

Schwerpunkte der Sessions waren:

Grundlagen des Peppol-Netzwerks
Technische Einführung
Vertiefungsthemen wie Peppol Directory, Adressierung, das „Know Your Customer“-Prinzip und die XRechnung.

Die Newbie-Sessions bieten Einsteigern einen guten Zugang zu zentralen Themen, ohne tiefgehende Vorkenntnisse zu erwarten – ein Angebot, das von der Community hervorragend angenommen wurde.

Ausblick auf 2025

Erste Newbie-Session 2025: Die Termine sind geplant. Die Nächste Newbie-Session findet am 21.01.2025 von 10:00 – 11:30 Uhr statt. Die Teilnahme ist natürlich kostenfrei. Melden Sie sich über unser E-Mail-Postfach an: peppol@finanzen.bremen.de
Neue Themen: Wir werden verstärkt auf die bevorstehende B2B-eRechnungspflicht eingehen. Hinsichtlich Peppol schauen wir auf Verbesserungsmöglichkeiten.
Erweiterung des Netzwerks: Der Fokus bleibt darauf, sowohl Neulinge als auch etablierte Akteure im Netzwerk weiterhin optimal zu begleiten.